Paul Mijksenaar
Hoogleraar Vormgeving van Visuele Informatie
aan de Technische Universiteit Delft,
Directeur van Bureau Mijksenaar te Amsterdam

• De functie van een beheersorganisatie
• Inventarisatie van routes
• De plaats van richtingaanduiding
• De vormgeving van bewegwijzering
• Standaardisatie
• Onderhoud
• Tot slot

bewegwijzering PTT
Bureau Mijksenaar/studio Dumbar

Zo'n beheersorganisatie dient zich al voor het ontwerpproces bezig te hebben gehouden met de inventarisatie van eisen en verlangens van de gebruikers en het vaststellen van bestemmingen, routes en vaste opschriften. De beheersorganisaties moet zich tevens oriënteren omtrent de dagelijkse routine waarmee na de oplevering mutaties uitgevoerd en uitbreidingen toegevoegd kunnen worden. De gekozen uitvoeringswijze moet aansluiten bij de capaciteit en technische mogelijkheden van de uitvoerende diensten. Is dit laatst niet het geval dan moet er in het budget ruimte voor exploitatie door derden worden gevonden.
In de praktijk doen zich de eerste problemen dikwijls al voor bij de opzet van zo'n organisatie. Vaak immers zal de directie het initiatief tot het doen ontwerpen van een nieuw bewegwijzeringssysteem nemen en het probleem interessant genoeg vinden om zélf het ontwerpproces tot en met de ontwerpvoorstellen te begeleiden. De directie verzuimt daarbij nogal eens om de afdelingen die bij de uitvoering en het beheer zijn betrokken - zoals bijvoorbeeld de facilitaire diensten - op voorhand bij het overleg te betrekken. Het gevolg is dat deze afdelingen zich dikwijls geconfronteerd zien met een systeem dat zich moeilijk laat exploiteren, bijvoorbeeld doordat er te weinig gebruik is gemaakt van standaardcomponenten of doordat de gekozen methode van tekstaanbreng ook bij een gering aantal mutaties tot aanzienlijke kosten en levertijden leidt.
Onvoldoende vakmanschap voor het reguliere onderhoud van het systeem zorgt ervoor dat de meeste bewegwijzeringssystemen eigenlijk alleen op de dag van de opening van het gebouw schijnbaar functioneren. Wie vele jaren later hetzelfde gebouw nogmaals bezoekt, zal dan vaak weinig meer terugvinden van het oorspronkelijke idee.

Inventarisatie van routes

De basis van een bewegwijzering wordt gevormd door de methode waarop de gebruikers langs van tevoren vastgestelde routes naar alle gewenste bestemmingen worden geleid. De keuzemogelijkheden variëren van een consequente verwijzing naar alle bestemmingen op alle keuzepunten tot een stelsel van benoemde routes dat pas in de buurt van een bestemming gedetailleerde informatie geeft. De meeste oplossingen zullen bestaan uit een combinatie van deze uitersten.

Een belangrijk onderdeel is het inventariseren van bestemmingen, opschriften en instructies dat met behulp van checklist, bij voorkeur door de opdrachtgever zélf, wordt gedaan. Een verkeerskundig en ergonomisch advies kan hier onderdeel van zijn.

De plaats van richtingaanduidingen

Omdat ruimtes nu eenmaal minder muteren dan functies, is het belangrijk om bij de richtingaanduidingen het aantal vermelde functies zo klein mogelijk te houden en het zwaartepunt te leggen op bouwkundig onderscheidende elementen.
Onder opschriften worden ook alle teksten verstaan die een instructie inhouden voor bezoekers én medewerkers, waaronder ook bijvoorbeeld verkeersaanduidingen buiten. Hierbij dreigt het gevaar dat medewerkers steeds meer verboden, waarschuwingen en voorschriften aan zullen brengen naarmate zij met de vervelende gevolgen van onbegrip, gemakzucht, egoïsme, etc. worden geconfronteerd. En elk nieuw opschrift moet - om meer aandacht te trekken - steeds groter en opvallender worden uitgevoerd. Een oplossing voor dit probleem moet niet worden gezocht in het aanbrengen van steeds meer borden, maar in het creëren van een atmosfeer en het treffen van aanvullende voorzieningen die een verkeerd gebruik op een meer natuurlijke en positieve wijze tegengaan of feitelijk onmogelijk maken. Algemene richtlijnen en voorschriften kunnen bijvoorbeeld allemaal tegelijk, bijvoorbeeld bij de ingang, worden aangegeven. Zo is bijvoorbeeld het eenmaal aanbrengen van de tekst 'In dit gebouw mag alleen gerookt worden op daartoe aangewezen plaatsen', beter dan overal opschriften 'Verboden te roken' op te hangen.

De vormgeving van bewegwijzering

Vormgeving is het meest aandachttrekkende onderdeel van een goede bewegwijzering, maar voor het uiteindelijke functioneren vaak van overschat belang. Belangrijke randvoorwaarden voor de vormgeving zijn ergonomsiche aspecten zoals zichtbaarheid, opvallendheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid. Bij de vormgeving komt ook een mogelijke integratie met de huisstijl aan bod voorzover deze niet in strijd is met de ergonomische of operationele eisen.
Een bewegwijzeringssysteem een 'eigen gezicht' geven dat aansluit bij de huisstijl, moet zoveel mogelijk beperkt blijven tot: vormdetaillering van de borden, ondersteunende kleurstelling (voor de kleurstelling van tekst en ondergrond zijn uiteraard enige beperkingen van kracht), keuze van het lettertype (behoudens de beperkingen van bepaalde handelssystemen) en lay-out, en toegevoegde ondersteunende vormelementen.
De basis van het ontwerp echter dient zoveel mogelijk gebruik te maken van handelssystemen of tenminste niet-leveranciersgebonden te zijn. Dit laatste sluit een vruchtbare en langdurige samenwerking met een fabrikant overigens geenszins uit. Het geeft de opdrachtgever echter een betere onderhandelingspositie.

Hoewel in principe elke bewegwijzering afgestemd wordt op de situatie, is het toch mogelijk een aantal onderdelen te standaardiseren. Dit heeft betrekking op de routing, de vormgeving en de uitvoering.
Standaardisatie in uitvoering betekent dat in meer of mindere mate gebruik wordt gemaakt van handelssytemen, maar kan ook inhouden dat uitsluitend bestaande halffabrikaten met behulp van algemene produktietechnieken worden verwerkt. De fabricage, maar vooral de montage en de nazorg (bijvoorbeeld de mutaties) van bewegwijzering is een gespecialiseerde bezigheid. Let bij de keuze van een producent daarom op flexibiliteit in diens produktiemogelijkheden. Omdat de aanschaf van een bewegwijzering voor de meeste opdrachtgevers geen dagelijkse bezigheid is, verdient het aanbeveling om de begeleiding - inclusief de prijsvergelijkingen en de kwaliteitscontrole - in professionele handen te leggen.

Bewegwijzering is een directe afspiegeling van permanent veranderende bouwkundige voorzieningen, organisatie en routing. Bijstellingen en 'natuurlijke' mutaties zijn naderhand, maar vooral in de beginfase, dan ook onvermijdelijk. Onderzoek daarom de mogelijkheid van een 'nazorgovereenkomst'. Jaarlijkse evaluatiebesprekingen en schouwingen ter plaatse moeten zijn inbegrepen en steeds worden afgesloten met op schrift gestelde bevindingen en eventuele aanbevelingen. Eventuele aanvullende werkzaamheden die hieruit voortvloeien kunnen - na een kostenopgave vooraf - als meerwerk worden uitgevoerd.

Het is verstandig om voor kosten van bijstellingen gedurende het eerste jaar een substantieel gedeelte van de totale uitvoeringkosten te reserveren, en om voor de gewone mutaties naderhand een vast bedrag in het jaarlijks budget voor onderhoud op te nemen.

De kosten van bewegwijzering worden niet zozeer bepaald door de totale bouwsom (nieuwbouw), maar door het nuttige vloeroppervlak en de aard van het bouwwerk.

Tot slot

In tegenstelling tot wat vele opdrachtgevers menen - of verwachten - is een (absoluut noodzakelijk) 'handboek' geen doe-het-zelfcursus voor het ontwerpen van een bewegwijzeringssysteem. Het is een zo nauwkeurig mogelijke vastlegging van uitgangspunten van systematiek en technische uitvoering, bedoeld als geheugensteun voor ontwerper, beheerder en fabrikant. Ook moet er een beschrijving worden gegeven van de principes die bepalen welke bestemmingen opgenomen kunnen worden, langs welke routes deze leiden en op welke wijze de borden worden uitgevoerd., zoals bijvoorbeeld letterhoogte, kleur, bordtype, etc.

Lay-outformulier
Luchthaven schiphol

Een bestelprocedure voor nieuwe borden moet de verschillende verantwoordelijkheden duidelijk aangeven en worden gecompleteerd door een apart bestelformulier per bordtype, dat geen ruimte laat voor ongewenste afwijkingen. In de vorm van bijlagen kunnen de benodigde technische specificaties worden opgenomen die de continuïteit van een visuele en technische kwaliteit waarborgen.