|
Dorien
Sibbel ir. Industrieel ontwerpen
Voorheen
werkzaam als projectleider bij Total Design
|
|
|
Systeem
met papieren inlegvel
Modulex Nederland
|
Tijdens
het ontwerpproces van een bewegwijzeringssysteem worden
veel beslissingen genomen die van invloed zijn op het beheer
en onderhoud. In dit artikel wordt een indruk gegeven van
de gevolgen van die besluiten.
Een bewegwijzeringssysteem is in essentie functioneel van
opzet en 'hulpvaardig' van aard. Naast het feit dat bewegwijzering
efficiency in de hand werkt omdat bezoekers niet zoekend
en vragend ronddolen, is bewegwijzering ook een concrete
uiting van de houding die een bedrijf ten opzichte van zijn
bezoekers aanneemt. Een goed bewegwijzeringssysteem vraagt
geen aandacht van de bezoeker om het te kunnen begrijpen,
maar brengt hem of haar haast onopgemerkt en zonder irritaties
of onzekerheden naar de juiste plaats. Om als zodanig te
functioneren is de gekozen basissystematiek van groot belang.
Belangrijke elementen hierin zijn:
- consistentie
in woordgebruik op bewegwijzeringselementen en informatie
die de bezoeker via briefpapier of de receptie heeeft ontvangen
- consistentie
in plaats en vormgeving van de verschillende bewegwijzeringselementen,
zodat snel een verwachtingspatroon bij de bezoeker wordt
opgebouwd.
Bij
het bepalen welke verwijzingen waar geplaatst moeten worden,
is nagegaan hoe de organisatie zich in het gebouw bevindt.
Dit is echter geen statisch gegeven: de organisatie groeit,
krimpt, afdelingen verhuizen, nieuwe functies worden gecreëerd,
nieuwe werknemers worden aangetrokken. Om de efficiency
van een bewegwijzeringssysteem te kunnen benutten, moeten
de conctrete bewegwijzeringsmiddelen de organisatie in haar
veranderingen kunnen volgen.
Het beheer van het bewegwijzeringssysteem
De hoeveelheid
werk en kosten die gepaard gaan met het beheer van het bewegwijzeingssysteem
is sterk afhankelijk van de beslissingen die tijdens het ontwerpproces
van dit systeem zijn genomen. Van belang is in hoeverre er
geanticipeerd is op veranderingen binnen de organisatie, zowel
fysiek (het gebouw) als inhoudelijk. Hierna worden enkele
aspecten van bewegwijzering beschreven om een indruk te geven
van consequenties van beslissingen voor het beheer en de nazorg
van het systeem.
|
|
Standaardsysteem of eigen vormgeving
De keuze voor een handelssysteem of een eigen ontwerp moet op
verschillende gronden worden gebaseerd. Bij een eigen ontwerp
kan men tot een optimale weergave van de identiteit van het
bedrijf in de bewegwijzeringsmiddelen komen. Bij een handelssysteem
is men in ieder geval in het driedimentionale vlak meer beperkt;
de ruimtelijke vorm ligt grotendeels vast. In verband met het
beheer is het van belang om te kijken naar de consequenties
van deze keuze op het onderhoud:
- reparaties
en vervangen van onderdelen
- garanties
op levering door de jaren heen
- kosten
en levertijden bij nabestellingen
- het
wijzigen van een tekst
|
Het gebouw
In het ideale geval wordt in een vroeg stadium van het ontwerp
van het gebouw geanalyseerd hoe de verkeersstromen lopen en
wat keuzepunten zijn. Indien duidelijk is dat op deze punten
bewegwijzeringsmiddelen aangebracht moeten worden, kan de
architect hierop anticiperen door er een duidelijke plaats
voor te bestemmen en mogelijkheden voor montage op te nemen.
In verband met het beheer moet worden nagegaan hoe flexibel
het bevestigingssysteem is en hoe demontage/montage plaatsvindt.
|
|
|
Codering en nummering
Afhankelijk van de situatie wordt in veel gevallen gekozen
voor het coderen en nummeren van onderdelen: het aanbrengen
van kamernummers in gebouwen, het aanbrengen van gebouw codes
op fabrieksterreinen, etc. In veel kantoren kan door middel
van flexibele scheidingswanden het aantal kamers worden aangepast
aan de behoefte. Op fabrieksterreinen wordt regelmatig bijgebouwd
of weer gesloopt. Hoe doorstaan de gekozen nummer- of coderingssystemen
deze veranderingen? Blijft de logica in de systematiek gegarandeerd
of moeten hiervoor iedere keer aparte oplossingen worden gezocht?
Moeten er bij verandering een reeks van bewegwijzeringsborden
worden gecorrigeerd of blijft het beperkt tot het wijzigen
van bepaalde elementen? De afbeelding bij dit artikel is een
voorbeeld van een coderingssysteem waarbij de logische structuur
gehandhaafd blijft indien toekomstige bouwdelen in de codering
opgenomen moeten worden. Over de plattegrond is een theoretisch
coderingsgrid gelegd. Ongeacht waar een bouwdeel wordt geplaatst,
zal volgens deze systematiek altijd een codering volgen die
zich logisch verhoudt ten opzichte van de omringende bouwdelen.
|
Codering
waarbij rekening is gehouden met toekomstige veranderingen
Estec, Noordwijk
|
Systematiek en mutaties
Hoe worden bezoekers verwezen? In het ideale geval zou de bezoeker
meteen bij de deur de gezochte functie/persoon op een bordje
zien staan en de verwijzing ook telkens weer op borden tegenkomen.
Dit zou een woud van borden opleveren. Over het algemeen wordt
er gekozen tussen organisatie gebonden systematiek, gebouwgebonden
systematiek of tussenvormen hiervan. Bij een organisatiegebonden
systematiek wordt verwezen naar functionele eenheden of afdelingen.
Deze namen komen dus steeds op de bewegwijzeringsmiddelen terug.
Bij een gebouwgebonden systematiek wordt bij de entrée een koppeling
gemaakt tussen een functionele eenheid en een code (een letter,
nummer, kleur). Op de borden wordt naar de code verwezen. Op
de plek van bestemming wordt pas weer de functionele eenheid
aangegeven. De keuze voor een systeem heeft grote gevolgen voor
de te verwachten mutaties. Bij een compleet gebouwgebonden systematiek
zijn over het algemeen minder mutaties te verwachten dan bij
een verwijzing op naam. Uit kostenoverwegingen zou een gebouwgebonden
systematiek dus al snel de voorkeur verdienen.
Een
vaak gebruikt tegenargument is echter dat het verwijzen op
code erg rationeel is en van de bezoekers de mentale koppeling
tussen code en gezochte functie vraagt. Het gebruik van functienamen
op bewegwijzeringsmiddelen komt vriendelijker over. Voordeel
van codes in de vorm van bijvoorbeeld letters en cijfers is
weer dat anderstaligen deze ook kunnen interpeteren.
|
|
Verschillende elementen van de bewegwijzering
Bij
het bepalen van de concrete dragers van informatie heeft men
te maken met verschillen in informatie. Er is bijvoorbeeld
sprake van verwijsborden, bestemmingsborden, overzichten en
instructies. Uit de aard van de informatie zullen dus verschillende categoriën
borden ontstaan. Per categorie moet een inschatting worden
gemaakt van de frequentie waarmee de informatie gewijzigd
zal moeten worden. Naarmate de multifrequentie hoger ligt,
wordt het belangrijker om bij de systeemkeuze te onderzoeken
welke handelingen en kosten mutaties met zich meebrengen.
Recentelijk zijn er handelssystemen op de markt gekomen waarbij
de informatiedrager bestaat uit een papieren inlegvel. Zo
kunnen organisaties zelf veranderingen doorvoeren en opnieuw
printen. Vooral bij deurborden met vermelding van persoonsnamen
kan dit uit beheersoogpunt een efficiënte oplossing zijn.
|
|
Het beheer
En dan
nog het concrete beheer. Wie voert het uit en welke procedure
wordt gevolgd? Het is aan te raden om binnen het bedrijf iemand
verantwoordelijk te stellen voor het bewegwijzeringssysteem.
Veel ontwerpburo's en fabrikanten bieden het up-to-date houden
van het bewegwijzeringssysteem als dienst aan. In ieder geval
moeten systematiek en procedure vastliggen in een handboek,
zodat het voor iedereen mogelijk is om wijzigingen aan te
brengen zonder inconsequent te zijn binnen de systematiek.
In het handboek moet de systematiek inzichtelijk worden gemaakt
en voor wat betreft beheer worden ingegaan op aspecten als:
- de
dragers naar informatiesoort
- overzicht
van alle elementen van het systeem en hun plaats
- procedure
bij nabestelling
- fabricage-
en montage-instructies
|
 |
